“ธุรกิจก่อสร้าง” โดยมากจะมีการ ซื้อวัสดุก่อสร้างเข้ามา สต๊อกมีการเบิกจ่ายวัสดุก่อสร้างเหล่านั้นเข้าหน้างานตามขั้นตอนกระบวนการทำงานจริง แล้วไปเรียกดูต้นทุนของแต่ละโปรเจค หรือแต่ละงาน เพื่อดูผลประกอบการของแต่ละงาน

1. กำหนดแผนก หรือหน้างาน หรือ ชื่อไซต์งาน

2. กำหนดฐานข้อมูลของสินค้า, วัสดุก่อสร้าง, ตลอดจนวัสดุสิ้นเปลืองงานก่อสร้างต่าง ๆ

3. กำหนดฐานข้อมูลผู้จำหน่าย

4. กำหนดตฐานข้อมูลลูกค้า

5. กำหนดรายละเอียดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่ต้องใช้

6. กำหนดรายละเอียดรายได้

7. บันทึกรับวัสดุก่อสร้าง หรือสินค้าเข้ามาในกิจการ ซื้อวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิตเข้ามาในกิจการ (เมนู 1/2 หรือ 1/4) (ในส่วนของแผนก จะระบุหรือไม่ระบุก็ได้ แต่ถ้าเป็นการซื้อแล้วตัดเป็นค่าใช้จ่ายเลย แนะนำให้ระบุแผนกค่ะ)

8. โปรแกรมจะบันทึกรายการ ลงในสมุดรายวัน รับรู้เป็นวัสดุก่อสร้างคงเหลือ หรือสินค้าคงเหลือ ภาษีซื้อ (ถ้ามี) ไปพร้อมๆ กับการตั้งเจ้าหนี้ (ตัวอย่างในคลิปเป็นการบันทึกบัญชีแบบ Perpetual นะคะ )

9. เมื่อสโตร์เบิกวัสดุก่อสร้างออกไป ให้เข้าไปบันทึกเบิก พร้อมระบุว่าเอาไปใช้ที่หน้างานไหนที่ช่องแผนก เพื่อที่โปรแกรมจะได้บันทึกต้นทุนค่าใช้จ่ายเข้าไปในหน้างานนั้น ๆ ได้ถูกต้อง

10. โปรแกรมจะบันทึกรายการ ลงในสมุดรายวัน โดยทำการตัดยอดสินค้า หรือวัสดุก่อสร้างออกจาก Stock แล้วผลักมูลค่าของสินค้า หรือวัสดุก่อสร้างที่ใช้ไป เข้า “งานระหว่างก่อสร้าง”

11. จากนั้นไปบันทึกค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงาน เช่น เบี้ยเลี้ยง ค่าแรง ค่าล่วงเวลา ค่าน้ำ-ค่าไฟฯ โดยระบุลงไปเลยว่าเป็น ค่าใช้จ่ายของหน้างานไหน (เมนูซื้อ / บันทึกค่าใช้จ่ายอื่น ๆ)

โปรแกรมจะบันทึกรายการลงในสมุดรายวันให้ โดยแยกค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เข้าไปในแต่ละโครงการ หรือ JOB

หากต้องการผลักค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น เข้า “งานระหว่างทำ” ก็สามารถทำได้เช่นกัน โดยบันทึกรายการที่ “สมุดรายวันทั่วไป” โดยบันทึกรายการของค่าใช้จ่าย เข้ากับงานระหว่างก่อสร้าง

12. เมื่อโครงการแล้วเสร็จ หรือเมื่อต้องการปรับงานระหว่างทำเข้าต้นทุน ให้ไปทำการกลับรายการ สมุดรายวันทั่วไป เข้าบัญชีต้นทุน

13. ในระหว่างก่อสร้าง สามารถเปิดใบแจ้งหนี้เพื่อแจ้งไปยังลูกค้า ให้เตรียมจ่ายชำระหนี้