“ธุรกิจนำเข้า” ในตัวอย่างนี้เริ่มขั้นตอนตั้งแต่

1. กำหนดเลขงาน หรือเลข Lots ของสินค้าที่จะนำเข้า
2. ชำระเงินมัดจำค่าสินค้าผ่านธนาคาร
3. บันทึกซื้อสินค้าจากต่างประเทศ
4. บันทึกค่าใช้จ่ายในการนำเข้าต่าง ๆ
5. บันทึกรับสินค้าที่นำเข้า เข้าคลัง
6. บันทึกปรับปรุงต้นทุนสินค้า
7. บันทึกรายการภาษีมูลค่าเพิ่มจากสินค้านำเข้า
8. บันทึกจ่ายชำระหนี้ค่าสินค้า

โดยกิจกรรม หรือกระบวนการที่เกิดขึ้นจริงของแต่ละบริษัทฯ อาจแตกต่างกันไป

ประยุกต์ใช้โปรแกรมบัญชีเอ็กซ์เพรสกับธุรกิจนำเข้าสินค้าจากต่างประเทศ โทร. 08-3444-7676

1. กำหนดผังบัญชีที่คิดว่าจะใช้

2. สร้างเมนูที่จำเป็นต้องใช้งานเพิ่มเติม เช่น เมนู “ซื้อเงินเชื่อต่างประเทศ” เมนู “รับสินค้าเข้าจากต่างประเทศ” หรือเมนู “ปรับปรุงค่าใช้จ่ายสินค้าระหว่างทาง” หรือเมนูอื่นๆที่คิดว่าต้องใช้ โดยผูกบัญชีเข้ากับเลขที่บัญชีที่ต้องการให้บันทึกลงสมุดรายวัน (เมนูเริ่มระบบ / กำหนดเลขที่เอกสาร)

3. กำหนดรายละเอียดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการนำเข้า โดยผูกบัญชีค่าใช้จ่ายเข้ากับ “สินค้าระหว่างทาง”(เมนูซื้อ / รายละเอียดค่าใช้จ่ายอื่น ๆ)

สร้างรายการภาษีซื้อ โดยผูกบัญชีค่าใช้จ่าย เข้ากับ “ภาษีซื้อ” (เมนูซื้อ / รายละเอียดค่าใช้จ่ายอื่น ๆ)

สร้างรายการค่าใช้จ่ายในการนำเข้า และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เพิ่มเติม โดยผูกบัญชีค่าใช้จ่ายเข้ากับหมวด 5 ค่าใ้ช้จ่าย (เมนูซื้อ / รายละเอียดค่าใช้จ่ายอื่น ๆ)

4. สร้างรายการสินค้า (เมนูสินค้า/รายละเอียดสินค้า)

5. สร้างรายละเอียดผู้จำหน่ายโดยผูกเลขที่บัญชีเข้ากับ “เจ้าหนี้ต่างประเทศ” (เมนูซื้อ/รายละเอียดผู้จำหน่าย)

1. กำหนดเลขงาน หรือ แผนก เพื่อแยกส่วนของค่าใช้จ่าย (เมนูเริ่มระบบ / กำหนดแผนก)

2. โดยปกติแล้ว การสั่งซื้อสินค้าจากต่างประเทศ มักมีการโอนเงินชำระค่าสินค้าไปก่อน อาจเป็นเงินมัดจำ หรือ เต็มจำนวน แล้วแต่ข้อตกลง ในตัวอย่างนี้ จะเป็นการโอนเงินมัดจำส่วนหนึ่ง ไปให้ผู้จำหน่าย (เมนูซื้อ / จ่ายเงินมัดจำ)

โปรแกรมจะบันทึกรายการ ลงในสมุดรายวัน รับรู้เป็นค่าสินค้าจ่ายล่วงหน้า และ ปรับค่าธรรมเนียมการโอนเงิน เข้า สินค้าระหว่างทาง

3. เมื่อได้รับเอกสารจากต่างประเทศ เช่น Invoce, Packing List, Bill of Lading หรือเอกสารอื่นๆ ให้นำมาบันทึกตั้งหนี้ในระบบ (เมนูซื้อ / ซื้อเงินเชื่อ-ต่างประเทศ)

โปรแกรมจะบันทึกรายการ ลงในสมุดรายวัน โดยแสดงให้เห็นถึงค่าใช้จ่าย หรือรายการที่เกิดขึ้นว่าเป็นของส่วนแผนก หรืองานไหน พร้อมกับการนำ “ค่าสินค้าจ่ายล่วงหน้า” มาหักออกจากค่าสินค้า

4. เมื่อได้รับเอกสารขาเข้าเพื่อผ่านพิธีการต่างๆ จาก Shipping เช่น ค่าอากร ค่าระวาง ค่าประกันภัย ภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือรายการอื่น ๆที่จำเป็น ก็ให้มาบันทึกเข้าในระบบ (เมนูซื้อ/บันทึกค่าใช้จ่ายอื่น ๆ)

โปรแกรมจะบันทึกรายการลงในสมุดรายวัน โดยรับรู้เป็น “สินค้าระหว่างทาง”

ในขณะเดียวกัน หากได้รับใบแจ้งค่าบริการนำเข้าสินค้าจากผู้ให้บริการ (Shipping) ก็สามารถนำมาบันทึกตั้งหนี้ได้เลยเช่นกัน (เมนูซื้อ / ซื้อเงินเชื่อ / ซื้อเงินเชื่อ-ในประเทศ)

โปรแกรมจะบันทึกรายการดังกล่าวลงในสมุดรายวัน เข้าหมวดค่าใช้จ่ายที่เป็นต้นทุนให้ (สามารถนำมาปรับปรุงเข้าในสินค้าได้ภายหลัง)

เมื่อกิจการบันทึกค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับ LOT สินค้าที่นำเข้าทั้งหมดแล้ว สามารถเรียกดูต้นทุนเหล่านี้ได้ ที่รายงานแยกประเภท เลือกบัญชี “สินค้าระหว่างทาง” (เมนูรายงาน/พิมพ์รายงาน/รายงานบัญชี/../ รายงานที่ 541) ซึ่งเราจะนำยอดจากรายงานนี้มาทำรับสินค้าเข้าคลัง

5. เมื่อสินค้าเข้า ให้ทำรับสินค้าเข้าคลัง (เมนูสินค้า/รายการประจำวันสินค้า/../รับสินค้าเข้าจากต่างประเทศ) โดยนำยอดของ “สินค้าระหว่างทาง” มาคำนวณเป็นต้นทุนรวมของสินค้า

โปรแกรมจะบันทึกบัญชีลงในสมุดรายวัน โดยล้างยอด “สินค้าระหว่างทาง” ออก รับเข้าเป็น “สินค้าสำเร็จรูปคงเหลือ” แทน

หลังการทำรับสินค้า โปรแกรมจะมองเห็นสินค้าสำเร็จรูปทันที  (เมนูสินค้า/รายละเอียดสินค้า)

6. หากมีค่าใช้จ่ายอื่น ๆ และต้องการทำการปรับปรุงเข้าไปเป็นต้นทุนของสินค้า ก็สามารถทำได้เช่นกัน เช่น ค่าบริการนำเข้าสินค้า, ค่าขนส่งสินค้าจากท่าเรือมายังคลังสินค้า ก็ให้บันทึกเข้ารายการปรับปรุงต้นทุนได้เลย (เมนูสินค้า/รายการประจำวันสินค้า/ปรับปรุงต้นทุนสินค้า/ปรับปรุงค่าใช้จ่ายในการนำเข้า)

7. บันทึกภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่สมุดรายวันทั่วไป

8. บันทึกจ่ายชำระหนี้ ในขั้นตอนนี้หากมีกำไร หรือ ขาดทุน จากอัตราแลกเปลี่ยนก็ระบุได้เลย (เมนูการเงิน/จ่ายเงิน/จ่ายชำระหนี้)

โปรแกรมจะบันทึกบัญชีในสมุดรายวันให้ดังนี้